Wat is ERP-software?
ERP staat voor Enterprise resource planning en is in essentie een hulpmiddel voor het beheren van informatie. Maar waar gaat het beheer van informatie over? Informatiebeheer is het georganiseerd verzamelen, opslaan en gebruiken van informatie ten behoeve van een onderneming.
Dus hoe organiseer je informatie in jouw bedrijf?
Klantendatabases of CRM-systemen zijn vaak aanwezig binnen een organisatie. Net als een systeem dat je bestellingen in het magazijn beheert, een boekhoudsysteem of wellicht een spreadsheet voor de handmatige boekhouding.
Maar geen van deze systemen communiceren met elkaar, ze delen geen gegevens. Het zijn eilanden van informatie die (mogelijk) een negatieve invloed hebben op de efficiëntie van de werknemers.
Waarom zou ERP-software helpen?
ERP-software centraliseert alle informatie voor een organisatie. Alle bedrijfsprocessen worden end-to-end verbonden. Het voornaamste doel is om de productiviteit te verhogen, kosten te verlagen en beter in te kunnen spelen op klantbehoeften. Deze software is toepasbaar voor alle typen organisaties, zowel groot als klein en zowel producerend als dienstverlenend.
Het team werkt efficiënter omdat ze de informatie hebben die nodig is uit andere systemen. Alle logistieke, financiële en administratieve gegevens zijn in één systeem inzichtelijk. Informatie kan geanalyseerd en gemanaged worden omdat het zich allemaal op dezelfde plek bevindt,
(Moderne) ERP
Nu duidelijk is wat ERP voor een organisatie betekent, hebben we besloten om nog een woord toe te voegen, moderne ERP. Het naadloos centraliseren en beheren van informatie is slechts het begin van goede ERP-software.
Met moderne ERP-software kunnen bedrijven nog veel meer. Er kan verbinding gemaakt worden met systemen van klanten, een koppeling naar moderne communicatiehulpmiddelen zoals Office 365 en een toepassing voor de Business Intelligence tool. ERP-software wordt vaak geleverd als SaaS-oplossing.
Nadelen ERP-software
Het nadeel van het onderbrengen van alle informatie in één systeem is dat je afhankelijk bent van de software en/ of de leverancier. Daarnaast is de informatie alleen relevant als alle input aanwezig is. Alle informatie (offertes, inkoop- en verkooporders, loonadministratie, etc.) moet ingevoerd zijn om een correct beeld te krijgen van de huidige stand van zaken. Tot slot moeten de werknemers overtuigd zijn van de voordelen. Mensen houden per slot van rekening niet van verandering. Het niet consequent invoeren van de ERP-software kan leiden tot een verloren investering.
